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私募公司备案对其与行业监管创新举措的互动记录?
发布时间: 2024-12-04 15:57 更新时间: 2024-12-05 07:02





私募公司备案对公司印章管理及使用记录的要求?
一、印章管理制度建设要求** (一)制度的完整性 私募公司备案时,需要建立完善的印章管理制度。制度应涵盖印章的种类(如公章、财务章、合同章等)、印章的保管、印章的使用范围、印章使用的审批流程等内容。例如,明确规定公章用于公司对外的重要文件签署,如与投资者签订的基金合同、向监管部门提交的备案文件等;财务章用于财务票据的开具等相关财务事项;合同章用于签订各类业务合同。 (二)责任明确 在印章管理制度中,要明确各个环节的责任主体。包括印章保管人的职责,如保证印章的安全存放,防止印章被盗用或丢失;印章使用审批人的责任,确保每一次印章使用都经过合法、合规的审批程序。例如,规定印章保管人如因疏忽导致印章丢失,应承担相应的责任,如进行内部通报批评、经济赔偿等;印章使用审批人如果违规审批印章使用,造成公司损失的,也要承担相应的法律责任。 **二、印章保管要求** (一)安全保管设施 公司印章应存放在安全的设施中,如专门的柜。柜应放置在有安全防护措施的房间内,房间要有门禁系统,限制未经授权的人员进入。同时,柜的和钥匙应分别由不同的人员保管,增加印章保管的安全性。例如,柜由印章保管人掌握,柜钥匙由公司的管理人员或合规负责人保管,只有两人同时在场才能打开柜使用印章。 (二)保管人员资质与监督 印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心。公司可以对保管人员进行背景调查,确保其没有违法犯罪记录或不良信用记录。同时,要建立监督机制,对印章保管情况进行定期检查。例如,公司的内部审计部门可以定期检查印章的保管记录,查看印章是否按规定存放,保管人员是否严格遵守保管制度。 **三、印章使用记录要求** (一)记录内容详细 印章使用记录应详细记录每一次印章使用的情况。包括使用日期、使用时间、印章名称、用印文件名称、用印文件编号(如果有)、用印事由、使用人姓名、审批人姓名等内容。例如,当使用公章签订一份基金销售合作协议时,记录中要明确协议的名称、编号,使用公章的原因是签订合作协议,使用人是公司的市场部经理,审批人是公司总经理等信息。 (二)记录保存期限 印章使用记录要保存一定的期限,一般应不少于公司档案管理规定的Zui长保存期限。这是为了便于日后查阅和审计,当公司出现或需要追溯印章使用情况时,能够提供完整的记录。例如,如果公司档案管理规定Zui长保存期限为10年,印章使用记录也应至少保存10年,以确保公司运营的合规性和透明度。




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北京私募公司备案对其与行业标准接轨的情况说明?

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