发行私募基金并成功备案，需要准备一系列的文件和资料。这些文件不仅用于证明基金和发行方的合法性和合规性，还向监管机构提供了关于基金运营和投资策略的全面信息。以下是一些关键的文件和资料：

主体资格证明文件：包括公司的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等，这些文件用于证明公司的合法经营资格和身份。

基金招募说明书：向潜在投资者介绍基金的基本情况，包括投资策略、风险收益特征、基金经理的资历和经验等，帮助投资者了解基金的投资价值和风险。

基金合同/合伙协议/公司章程：这些文件详细描述了基金的结构、运作方式、投资策略以及各方权利和义务等，是基金设立和运作的基本法律文件。

投资者名册及承诺函：列明所有投资者的信息，包括姓名、身份证号、联系方式以及投资金额等。投资者承诺函则是投资者对基金投资的承诺和了解，表明他们具备相应的风险承受能力和投资知识。

风险揭示书：向投资者充分揭示基金投资可能面临的风险，确保投资者在充分了解风险的基础上做出投资决策。

募集规模证明：如验资报告、银行对账单等，用于证明基金的实际募集规模达到监管要求。

基金管理人和托管人资质文件：基金管理人的资格证书、从业经历等相关材料，托管人的相关资质和协议等。

财务报告和审计报告：提供公司最近一年的财务报告和审计报告，以证明公司的财务状况和合规性。

销售业务管理制度：描述公司的基金销售流程、人员资质、风险控制等方面的管理制度。

法律意见书：由律师事务所出具的法律意见书，对基金备案材料的真实性、合法性和合规性进行法律审核和确认。

此外，根据具体的基金类型和投资策略，可能还需要提供其他特定的文件和资料。在准备这些文件和资料时，发行方应确保所有信息的真实、准确和完整，并符合相关法律法规和监管要求。同时，建议咨询专业的法律或财务顾问，以确保备案的顺利进行。

请注意，私募基金备案的具体要求和流程可能因地区和政策的不同而有所变化。因此，在实际操作前，务必查阅最新的法规和政策文件，以了解具体的要求和流程。